Je bedrijf heeft net een grote deal binnengehaald. Het team is laaiend enthousiast. Leadership viert feest. De omzetprognoses worden naar boven bijgesteld.
Maar zes maanden later is Finance nog steeds achter een betaling aan die twee maanden geleden binnen had moeten zijn. Legal duikt het contract in — en ontdekt dat de betaalvoorwaarden vaag zijn. De klant zegt dat ze binnen de afgesproken termijn zitten.
Jouw team is het daar niet mee eens. De relatie begint scheurtjes te vertonen.
Klinkt dit herkenbaar?
Situaties als deze komen vaker voor dan je denkt. Onduidelijke of slecht bijgehouden contractvoorwaarden zijn één van de meest voorkomende oorzaken van cashflowproblemen bij snelgroeiende bedrijven. In deze blog leggen we uit hoe die problemen ontstaan en hoe Contract Lifecycle Management (CLM) tools zoals Docfield ze helpen voorkomen, nog vóór ze beginnen. We hebben met talloze klanten gesproken, en hier de beste tips verzameld.
1. De waarschuwingssignalen waren er altijd al
Het verhaal begint bijna altijd hetzelfde: een snel gesloten deal, een gretig salesteam, en een contract dat onder tijdsdruk is opgesteld. Onderweg werden de betaalmomenten niet duidelijk vastgelegd. Dat komt later wel. Als gevolg sluiten de betalingstermijnen niet aan op de projectfasen. En om snel te kunnen tekenen, zijn goedkeuringen overgeslagen.
Na ondertekening verdwijnt het contract in een gedeelde map.
Fast-forward naar de betaaldag. De klant zegt dat de betaling nog niet verschuldigd is. Jouw team zoekt in paniek het bestand op, probeert de formulering te interpreteren en escaleert het intern.
Het echte probleem? Slechte contracthygiëne en gebrek aan zichtbaarheid na ondertekening.
Met Docfield ziet dit proces er totaal anders uit:
✅ Voorgedefinieerde, goedgekeurde clausules
✅ Rolgebaseerde goedkeuring vóór ondertekening ✅ Directe toegang tot contracten na ondertekening
Geen vage voorwaarden meer najagen of vertrouwen op herinneringen.
2. Betaalclausules worden gemist als ze niet gestandaardiseerd zijn
Veel bedrijven hebben sterke standaardcontracten totdat er een op maat gemaakte deal komt. En dit zijn vaak de deals die het belangrijkst zijn voor je bedrijf. Ineens zijn de betaalvoorwaarden vaag, te flexibel, of inconsistent met het typische beleid.
Erger nog: als Legal geen tijd heeft om elke wijziging te controleren, glippen aanpassingen erdoor. En tenzij iemand het contract na ondertekening actief controleert, blijft de afwijking onopgemerkt… tot het misgaat.
Docfield lost dit op met dynamische templates en slimme clausule-controles:
✅ Signaleer afwijkende betaalclausules
✅ Pas automatisch voorkeursvoorwaarden toe
✅ Stuur afwijkingen door naar Legal voor review
Zelfs onder druk blijven je contracten in lijn met je cashflowbehoeften.
3. Na ondertekening is er geen eigenaar meer
Zodra de handtekening staat, verdwijnen veel contracten in een grijze zone. Sales gaat door naar de volgende deal. Legal sluit het dossier. Finance probeert een tracker te maken, maar zonder gestructureerde data is het gokken.
Hier verliezen veel teams het zicht op belangrijke verplichtingen zoals:
- Betaalmomenten
- Facturatie-triggers
- Boetes bij te late betaling
- Kortingsvoorwaarden
Met Docfield worden contracten niet alleen opgeslagen, maar blijven ze actief:
✅ Zoek op betaalclausule of vervaldatum
✅ Ontvang meldingen vóór belangrijke momenten
✅ Synchroniseer betaaldata met financiële systemen
Zo weet Finance precies wat wanneer moet gebeuren. Zonder eindeloos mailen.
4. Niet ingrijpen kost écht geld
Gemiste betalingen raken niet alleen je cashflow op korte termijn, ze ondermijnen je geloofwaardigheid. Leveranciers raken gefrustreerd. Interne teams verliezen vertrouwen. Deals vallen uiteen.
In sommige gevallen leiden vertraagde betalingen tot boetes of juridische conflicten. In andere gevallen krijg je een reputatie als “trage betaler”, wat toekomstige onderhandelingen bemoeilijkt.
En dat is zonde. Want het is allemaal te voorkomen. Het begint met grip op je contracten.
Met Docfield krijg je:
✅ Eén centrale bron van waarheid
✅ Automatische opvolging
✅ Volledig inzicht in clausules voor alle betrokkenen
Het resultaat? Je voorkomt cashflowproblemen voordat ze ontstaan. Doormiddel van renewal reminders kan je je onderhandelingen proactief benaderen.
5. Zo draaide één team het om
Een van onze klanten (een B2B SaaS scale-up) volgde betaalvoorwaarden handmatig op via spreadsheets, Slack-threads en losse trackers. De omzet groeide, maar de cashflow was onvoorspelbaar. Betalingen kwamen te laat. Korting ging verloren. Interne teams wezen naar elkaar.
Na de overstap naar Docfield:
- Standaardiseerden ze alle betaalvoorwaarden via templates
Kreeg Finance direct inzicht in verplichtingen
- Stelden ze meldingen in voor 14 en 30 dagen vóór elke betaling
Binnen één kwartaal daalde de gemiddelde betaalvertraging met 25%.
Het was geen finance-probleem. Het was een contractprobleem.
Tot slot: je cashflow begint bij je contracten
Het is makkelijk om contracten te zien als juridische documenten. Maar in werkelijkheid zijn het financiële instrumenten. Ze bepalen wanneer je betaald krijgt, hoeveel, en wat er gebeurt als het misgaat.
Als ze slecht geschreven, opgeslagen of opgevolgd zijn, voel je dat direct in je resultaat.
Docfield geeft je de controle terug. Van standaardisatie vóór ondertekening tot opvolging erna: met ons CLM-systeem bescherm je je cashflow én je reputatie.
